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BUCHHALTUNG DIGITALISIEREN Warum es sinnvoll ist, die Buchhaltung zu digitalisieren

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Die manuelle Bearbeitung der Geschäftsvorfälle ist mit einem hohen Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Deshalb entscheiden sich immer mehr Unternehmen dazu, die Buchhaltung zu digitalisieren.

Manuelle Prozesse strapazieren personelle Ressourcen

Im Zuge der Digitalisierung der Buchhaltung ist oftmals die Rede vom papierlosen Büro. Letztlich geht es darum, manuelle Prozesse und damit die Bearbeitung sämtlicher Dokumente in Papierform möglichst zu umgehen und die Effizienz zu steigern. Das zeigt sich innerhalb der Buchhaltung am Beispiel von Eingangsrechnungen. Die Bearbeitung der Rechnungseingänge strapaziert die personellen Ressourcen in besonderem Maße. Denn unterschiedliche Mitarbeiter und Abteilungen müssen in diesen Prozess eingebunden werden.

In der Regel werden zunächst sämtliche Rechnungen, unabhängig davon, ob sie per Post oder E-Mail eingehen, an einer zentralen Stelle zusammengefasst. Im Anschluss erfolgt die Zuordnung oder die sachliche Freigabe. Allein die Vorprüfungen erfordern damit ein hohes Maß an manueller Vorarbeit, bis die Daten dem jeweiligen System der Finanzbuchhaltung zugeführt werden können. Dieser Prozess lässt sich mittels e-Invoicing-Lösung digitalisieren. Dabei handelt es sich um ein System für den digitalen Rechnungseingang, mit dem sich Papierrechnungen aus der Buchhaltung verbannen lassen.

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Geschäftsvorfälle papierlos abwickeln

Die digitale Verarbeitung schafft ein hohes Maß an Transparenz und verkürzt Bearbeitungszeiten. Sämtliche Dokumente können den zuständigen Mitarbeitern unabhängig von der Abteilung innerhalb kurzer Zeit zur Verfügung gestellt werden. Dazu müssen sämtliche Eingangsrechnungen zunächst finanzamtsicher erfasst und weiterverarbeitet werden. Im besten Fall ist es mit der Software möglich, die die gescannten Daten automatisch erkennt und in das entsprechende Buchhaltungssystem integriert. Mit e-Invoicing ist es möglich, die Geschäftsvorfälle der Buchhaltung überwiegend papierlos abzuwickeln. Das bezieht sich auf Eingangsrechnungen, aber auch auf das digitale Erstellen und Versenden von Ausgangsrechnungen. Die Buchhaltungsprozesse lassen sich durch den Einsatz einer derartigen digitalen Lösung automatisiert anstoßen und abwickeln.

Buchhaltung digitalisieren

Durch e-Invoicing die Buchhaltung digitalisieren

Buchhaltung digitalisieren und Fehler minimieren

Wird die Buchhaltung digitalisiert, lassen sich fehleranfällige manuelle Tätigkeiten vermeiden und damit das Kostenrisiko senken. Das zeigt sich zunächst bei der fristgerechten Zahlung, aber auch im Hinblick auf Doppelbestellungen durch unterschiedliche Abteilungen. Diese zählen in vielen Unternehmen zum Alltag dazu und verursachen hohe Kosten.

Durch integrierte Prüfverfahren lässt sich sicherstellen, dass die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Das trifft nicht nur auf die GoBD-konforme Archivierung zu; darüber hinaus ist es mit Lösungen wie e-Invoicing der compacer GmbH selbst bei internationaler Rechnungsstellung möglich, länderspezifische Vorgaben einzuhalten.

Die Buchhaltung digitalisieren - das ist mittels der e-Invoicing-Lösung der compacer GmbH aus Gärtringen in wenigen Schritten möglich. Das System erlaubt die Automatisierung der Prozesse und hilft dabei, Zeit und Kosten einzusparen.