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Computer & Technik

DIGITALES DOKUMENTENMANAGEMENT Wie digitales Dokumentenmanagement als Wettbewerbsfaktor genutzt werden kann

MORGENSTERN AG

MORGENSTERN AG

Informationen und Dokumente unternehmensweit einfach auffindbar machen

Bei Überlegungen, das Unternehmen fit für die Zukunft zu machen, stehen oft Projekte mit auf den ersten Blick großer Außenwirkung im Fokus. Dabei ist es in der Regel in Sachen Effizienz, Kosteneinsparungen und Produktivitätssteigerungen lohnenswerter, sich mit den alltäglichen Basics in den Geschäftsabläufen und Prozessen zu beschäftigen. Eine besondere Rolle kommt dem unerlässlichen Umgang mit Dokumenten zu - ein leistungsfähiges digitales Dokumentenmanagement erfüllt alle Anforderungen an die künftige Wettbewerbsfähigkeit bis hin zu rechtssicherer Archivierung und Datenschutz nach GoBD und DSGVO. Auch dem agilen und mobilen Arbeiten kommt eine zunehmend wichtige Bedeutung zu.

Digitales Dokumentenmanagement ist Prozessoptimierung für ein zukunftsfähiges Unternehmen

Langfristige praxistaugliche Lösungen zeichnen sich vor allem durch eine individuell optimale Anpassung an die jeweilige Situation und Gestaltung der Abläufe im einzelnen Unternehmen aus. Indem alle vorhandenen Workflows digital abgebildet und gegebenenfalls in diesem Zuge gleich einer Prozessoptimierung unterworfen werden können, entsteht ein homogenes und nahtlos implementiertes digitales Dokumentenmanagement. Dokumente auf klassischem Weg auf Papier und in Ordnern abzulegen, zu archivieren und verfügbar zu machen, erfordert unverhältnismäßig hohe Aufwände an Platz, Ausstattung, Kopien und vor allem natürlich Arbeitszeit. Noch immer kann davon ausgegangen werden, dass Angestellte im Schnitt neun Stunden die Woche mit der Suche nach Dokumenten befasst sind. Abgesehen davon, dass von wirtschaftlichem Arbeiten so kaum noch die Rede sein kann, ist das auch für Mitarbeiter frustrierend. Ein zeitgemäßes Ablagesystem verhilft zu mehr freien Ressourcen für interessantere Aufgaben und damit zu mehr Motivation und nicht zuletzt auch attraktiveren Stellenausschreibungen.

Die MORGENSTERN AG als führendes unabhängiges Dokumentensystemhaus mit rund 60 Beratern und noch mehr Servicetechnikern erarbeitet effizient realisierbare Konzepte für optimierte Gerätelandschaften und Arbeitsabläufe. Ein erster Schritt dafür ist die umfassende Definition der Ziele, da ein digitales Dokumentenmanagement mehr ist als ein digitales Archiv. Es ist vielmehr ein ganzheitliches System für die Erfassung, Bearbeitung, Überwachung, Verteilung und Archivierung von Dokumenten jeder Art. Um in diesem Kontext auch tatsächlich Workflows verbessern und gegebenenfalls neu gestalten zu können, werden die aktuellen Prozesse analysiert und hinterfragt. Wirkungsvolle Ergebnisse werden meist schon einfach dadurch erzielt, dass einzelne Bereiche und Systeme durch eine Digitalisierungsplattform nahtlos miteinander verknüpft werden.

Auch die Einführung des DMS qualifiziert planen

Gerade Digitalisierungsprojekte scheitern oft an einer zu anspruchsvollen und zu komplexen Realisierung. Speziell KMUs profitieren im laufenden Geschäftsbetrieb von der Expertise der Berater der MORGENSTERN AG, die das erforderliche Know-how schon mitbringen und die die Neuerungen bereichs- oder prozessweise einführen können. Dadurch lassen sich auch die jeweils involvierten Mitarbeiter mit in die Neuerungen einbinden, Akzeptanz und Motivation sind so von Beginn an auf hohem Niveau gewährleistet.
Alle Chancen und Potenziale, die ein digitales Dokumentenmanagement mit sich bringt, konsequent und nachhaltig nutzen - mit dem MORGENSTERN Dokumentenmanagement OPUS.dms und einer qualifizierten, individuellen Beratung.