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DIGITALISIERUNG HR Digitalisierung im HR-Bereich: Software schafft Zeit fürs Wesentliche

Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG

Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG

Personalmanagementsoftware hat sich in großen Unternehmen überwiegend etabliert. Auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) erkennen zunehmend die Vorteile, die eine solche mit sich bringt. Statt Informationen in Excel-Listen und einer komplexen Ordner-Struktur getrennt abzulegen, sorgen Personalabteilungen mit einer HR-Software für einen zentralen Datensatz, der alle Informationen an einem Ort bündelt. So sind Daten jederzeit auffindbar und unter den verschiedensten Gesichtspunkten per Mausklick auswertbar. Das beschleunigt eine Vielzahl an Prozessen und sorgt für freiwerdende Ressourcen innerhalb der HR. Der Vorteil: Am Ende des Tages bleibt mehr Zeit für strategische Aufgaben.

Digitalisierung im HR-Bereich

Agenda Personalwesen: Ein System, das ganze Arbeit leistet

Was bedeutet die Digitalisierung für den HR-Bereich?

Die HR-Abteilung ist zentraler Bestandteil eines Unternehmens. Sie ist in Zeiten des Fachkräftemangels und einer sich rasant verändernden Arbeitswelt zunehmend als Ansprechpartner gefragt – etwa bei der Unterstützung der Geschäftsführung in strategischen HR-Fragen oder bei Recruiting-Maßnahmen. Wenn sich jedoch Urlaubsanträge, Krankmeldungen und Anfragen anderer Abteilungen auf dem Tisch stapeln, bleibt für diese zukunftsweisenden Angelegenheiten kaum Zeit. Hinzu kommt, dass Verwaltungsaufgaben, die nach wie vor teilweise analog mit Zettel und Stift oder nur ansatzweise digital mit verschiedenen Excel-Listen abgewickelt werden, jede Menge Ressourcen binden. Ressourcen, die in anderen Bereichen fehlen. Unternehmen suchen daher nach Möglichkeiten, die Personalarbeit mit wenig Aufwand zu professionalisieren. Jedoch fehlt ihnen oftmals ein Ansatzpunkt. Den bietet heutzutage eine geeignete Personalmanagement-Software wie die des Herstellers Agenda Informationssysteme. Die Standard-Software liefert auch "Personal-Laien" ein gutes Gerüst, um Prozesse modern, digital und effizient zu gestalten.

Digitalisierung im HR macht Papier überflüssig

Papier adé - die Mitarbeiter erstellen Urlaubsanträge mit wenigen Klicks

Alle Daten zentral speichern, bearbeiten und verwalten

Grundlage einer solchen Software ist die zentrale Datenhaltung. Alle Daten werden an einem Ort gespeichert und verwaltet. Sie müssen nicht erst aus unterschiedlichen Quellen zusammengetragen oder mehrfach erfasst werden. Die Unterstützung der Geschäftsführung in Personalangelegenheiten fällt so wesentlich leichter: Informationen sind jederzeit schnell zugänglich und nach individuellen Gesichtspunkten auswertbar. Beispielsweise wenn es darum geht, wie viele Mitarbeiter aktuell eigentlich im Unternehmen arbeiten – eine Frage, die simpel klingt, in der Regel aber nicht einfach zu beantworten ist.

Darüber hinaus bietet eine HR-Software wie die von Agenda weitere clevere Tools, die für effizientere Workflows sorgen. Cloudlösungen sorgen für eine browserbasierte Kommunikationsoberfläche für Führungskräfte und Mitarbeiter. Mit dem Agenda Personal-Portal reichen Angestellte etwa Urlaubsanträge mit einem internetfähigen Endgerät wie Laptop oder Smartphone von überall aus ein. Der Vorgesetzte genehmigt sie per Mausklick. Entgegen einem papiergebundenen Formular drehen Urlaubswünsche so keine Schleifen mehr im Unternehmen.

Zudem kann die Personalabteilung über das Personal-Portal Führungskräften den Zugriff auf Personalakten gewähren, etwa wenn es um die Vorbereitung auf ein Mitarbeiterjahresgespräch geht. Auch die bereits erwähnten Auswertungen lassen sich so ganz einfach bereitstellen – sicher und verschlüsselt.

Mitarbeiter erhalten einen bequemen Zugriff auf ihre Dokumente

Mitarbeiter erhalten einen bequemen Zugriff auf ihre Dokumente

Vereinfachte Arbeitsabläufe und mehr Sicherheit mit Agenda

Eine weitere Vereinfachung der Personalarbeit bieten Anwendungen wie die Agenda Personalbeleg-App. Mit ihr schicken Mitarbeiter Dokumente wie etwa eine Krankmeldung als Foto an die Personalabteilung. Der HR-Sachbearbeiter verarbeitet das Dokument in der Software und legt es anschließend in der digitalen Personalakte ab.

Datensicherheit spielt für Unternehmen eine übergeordnete Rolle – gerade personenbezogene Daten sind besonders sensibel zu behandeln. Daher hat der Schutz dieser Informationen oberste Priorität. Bei Agenda beispielsweise laufen die Daten über ein Hochsicherheitsrechenzentrum, dessen Sitz in Deutschland ist. Die Datenübertragung richtet sich nach zertifizierten Standards und ist zu jeder Zeit sicher. So existieren keine Sicherheitslücken – anders, als wenn Mitarbeiter zur Kommunikation noch unverschlüsselte Mails versenden.

Wer mehr über die Agenda-Software erfahren möchte, kann hier ein kostenloses und unverbindliches Info-Paket anfordern.