Computer & Technik

Mehr Effizienz und Skalierbarkeit mit DMS

Im privaten Bereich ist die Digitalisierung längst angekommen: Smartphones als Ersatz für mehrere Technologien, Streaming anstelle von Fernsehen, PDFs statt Briefversand und noch viel mehr. In den Unternehmen gibt es die digitale Transformation zwar auch, doch besteht in vielen Betrieben immer noch Nachholbedarf. Insbesondere wenn der Begriff Dokumentenmanagementsystem (DMS) fällt, werden viele unnötige und analoge Prozesse offenbart: Handzettel und Kommunikation in einzelnen, nicht miteinander vernetzten Systemen erschweren die Zusammenarbeit im Unternehmen und treiben die Kosten in die Höhe. Dabei kann eine geeignete Software bereits viele Arbeiten vereinfachen und langfristig Wettbewerbsvorteile schaffen.

Das Zögern der Unternehmen

DMS | Organisation von Dokumenten
DMS von Ceyoniq Technology

Schon seit Beginn des digitalen Wandels versuchen Unternehmen, digitale Lösungen in ihre Geschäftsprozesse zu integrieren. Auch bei Umfragen scheint das Thema aktueller denn je zu sein: Schließlich sehen über 90 Prozent der befragten deutschen Unternehmen die Digitalisierung als Chance. In Wahrheit setzt sich jedoch nicht einmal die Hälfte davon aktiv dafür ein. Die Gründe sind oft das Festhalten an bewährten Strategien und Technologien oder auch die Angst vor zu großen Veränderungen beziehungsweise dem Scheitern. Die Investitionen sind nämlich hoch - und müssen auch genau deswegen gut geplant und bedacht werden. Eine Softwarelösung der Ceyoniq Technology GmbH aus Bielefeld kann jedoch Abhilfe schaffen.

Arbeitsprozesse mit DMS optimieren

Downloads zu DMS
Downloads zu DMS

Die Plattform nscale - wobei das n für die unendliche Skalierbarkeit steht - von Ceyoniq nutzt die wohl wichtigsten Ressourcen eines Unternehmens: Informationen. Denn nur wenn Informationen und Dokumente immer rechtzeitig und von jedem Ort aus verfügbar sind, sind sie auch wertvoll für das Unternehmen. nscale macht die Dokumente allerdings nicht nur verfügbar, sondern sorgt auch für die smarte Verteilung an zuständige Personen, Teams und Abteilungen. Zudem stellt das Programm Verknüpfungen zu verwandten Informationen her und erleichtert so die Dokumentenorganisation. Mit nscale können ganze Prozesse optimiert und wichtige Dokumente revisionssicher archiviert werden. Zusätzlich kann nscale problemlos in die unternehmensinterne IT-Infrastruktur integriert werden.

Dokumenten-Management für Unternehmen und Nutzer

DMS von Ceyoniq Technology
DMS von Ceyoniq Technology

Die Software nscale bietet zahlreiche Vorteile - sowohl für das Unternehmen selbst als auch für ihre Anwender.

Das Unternehmen profitiert vom effizienten Zugriff auf die Dokumente, von der Transparenz, den mobilen Zugriffsmöglichkeiten, der Kostensenkung und dem signifikant besseren Kundenservice. Außerdem erfüllt nscale die steigenden rechtlichen Vorgaben und unterstützt dadurch gleichzeitig die Compliance-Abteilung.

Die Nutzer beziehungsweise Mitarbeiter können schneller auf Informationen zugreifen, haben eine bessere Einsicht in die Arbeitsprozesse und müssen sich nicht mehr mit redundanten Dateien herumärgern. Zudem minimieren sie ihre Fehlerquote und erlangen dadurch mehr Motivation.

nscale trägt zur effizienten und übersichtlichen Verwaltung von Dokumenten und Informationen bei und erleichtert so das Dokumentenmanagement.

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