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Computer & Technik

DOKUMENTENARCHIVIERUNG Dokumentenarchivierung: DMS sollte individuellen Gegebenheiten entsprechen

Quelle: sollistico - Dokumentenarchivierung

Quelle: sollistico - Dokumentenarchivierung

Darauf kommt es bei der Dokumentenarchivierung an

Zentrales System für alle Dokumente
Die primäre Aufgabe eines DMS ist die Dokumentenarchivierung unabhängig vom Datei-Format. Im Vordergrund stehen hierbei zunächst die Revisionssicherheit, die Indizierung sowie die Flexibilität und Leistungsfähigkeit der Suchfunktion. Im Detail können sich die Anforderungen jedoch von Branche zu Branche unterscheiden. So haben Bauunternehmen etwa völlig andere Dokumentenarten und Aufbewahrungsfristen als eine Steuerkanzlei.

Wie mit dieser Diversität umgegangen werden kann, zeigt das Beispiel der sollistico GmbH. Der IT-Beratungsdienstleister nutzt das beliebte, flexible DMS FILERO und hat dafür ein eigenes Dashboard für die Anforderungen verschiedener Branchen entwickelt. Diese Kombination erlaubt es, zusätzliche Anforderungen von Unternehmen schnell umzusetzen.

Mit individuell passendem DMS zum Ziel

Quelle: sollistico – Archivierung so flexibel wie individuelle Anforderungen
Technologisch betrachtet ist FILERO eine State-of-the-art-Lösung. Sie basiert auf HTML5 und CSS3. Ebenso verfügt das DMS über eine LDAP-Anbindung, eine API und eine SAP-Schnittstelle. Positiv hervorzuheben sind zudem die hoch performante Datenbank und die responsive Darstellung der Inhalte in allen üblichen Internet-Browsern. sollistico nutzt die umfangreichen Standard-Funktionen von FILERO, um individuelle Anforderungen von Unternehmen umzusetzen. Nur einige Beispiele für anpassbare Features sind die Versionierung, die Suchfunktionen und das Berechtigungsmanagement.

Im Hinblick auf die Dokumentenarchivierung lösen die FILERO-Systeme von sollistico mehrere klassische Problemstellungen. Unter anderem werden die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) vollumfänglich vom System unterstützt. In diesem Kontext löst das DMS unter anderem nicht-versionierte Dateiablagen und lokale Mail-Postfächer ab, um Prüfungssicherheit zu erreichen. Klartext: Eine Dateiablage in Ordnerstrukturen ist nicht prüfungssicher und somit ein erhebliches Unternehmensrisiko. Doch auch in organisatorischer Hinsicht ergeben sich Verbesserungen. Denn mit dem Wechsel zu FILERO werden die Dokumente in einer einzigen Datenbank abgelegt. Sie stehen fortan unabhängig vom Dateiformat und dem lokalen Client über eine zentrale Suche mit jedem üblichen Internet-Browser zur Verfügung.

Digitalisierung starten

Wichtiger Baustein in der digitalen Transformation

Quelle: sollistico – flexible Workflows ohne Medienbruch
Zahlreiche Prozesse sind auch heute noch durch Medienbrüche gekennzeichnet. Nur ein Beispiel ist das Ausdrucken, Unterschreiben, Einscannen und Versenden von PDF-Dateien. Vorgehensweisen dieser Art sind nicht nur aufwendig, sondern auch fehleranfällig und schwer nachvollziehbar. Mit FILERO können Dokumente hingegen unabhängig vom Format über einen digitalen Workflow bearbeitet werden. Für vollständige Transparenz sorgt hierbei eine Statusverfolgung. Über Schnittstellen fügt sich FILERO optimal als vorgelagertes und/oder nachgelagertes Dokumentenarchiv in die IT-Landschaft aus ERP-, CRM- oder auch Kassensystem ein.
Zahlreiche Gründe sprechen dafür, die Dokumentenarchivierung mit erfahrenen Anbietern wie sollistico umzusetzen. So verfügt der Anbieter über langjährige Erfahrung aus Projekten in unterschiedlichen Branchen wie Steuer, Bau, Gesundheitswesen, Personalvermittlung, Pflege und Bekleidung. Die SAP- und Trainingserfahrung ermöglicht es den Experten zudem, das Thema DMS stets im richtigen Kontext zu bewerten und passende Lösungen zu entwickeln.