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Computer & Technik

FORTGESCHRITTENE ELEKTRONISCHE SIGNATUR Die fortgeschrittene elektronische Signatur - ein guter Kompromiss zwischen Sicherheit und Alltagstauglichkeit

Verträge ohne Formvorschrift können mit der fortgeschrittenen elektronischen Signatur rechtsgültig unterschrieben werden © Skribble AG

Verträge ohne Formvorschrift können mit der fortgeschrittenen elektronischen Signatur rechtsgültig unterschrieben werden © Skribble AG

Ein kleiner Wegweiser durch den Dschungel der E-Signaturen

Die fortgeschrittene elektronische Signatur ist einer der drei E-Signatur-Standards der EU Skribble
Elektronische Signaturen können bei Verträgen immer dann zum Einsatz kommen, wenn die Schriftform nicht erforderlich ist, die Vertragspartner ein entsprechendes Dokument also nicht eigenhändig mit voller Unterschrift gegenzeichnen müssen. Seit 2016 sind in allen EU-Mitgliedsstaaten und im EWR "elektronische Identifizierung" und "elektronische Vertrauensdienste" durch die eIDAS-Verordnung geregelt ("electronic Identification, Authentication and trust Services"). Sie unterscheidet zwischen der einfachen E-Signatur (EES), der fortgeschrittenen E-Signatur (FES) und der qualifizierten E-Signatur (QES). Die drei Standards variieren hinsichtlich ihrer Einsatzgebiete und Beweiskraft.

Die EES bietet die geringste Sicherheit. Zur Identifikation eines Unterzeichners genügt beispielsweise die Angabe einer E-Mail-Adresse. Sie kommt zum Beispiel bei Online-Bestellungen mit geringem Haftungsrisiko zum Einsatz.

Die FES beinhaltet die Identitätsprüfung etwa über die Mobilfunknummer, sodass Unterzeichner gegebenenfalls nachträglich über ihre Anbieter ermittelt werden können. Die FES kommt bei Dokumenten mit kalkulierbarem Haftungsrisiko zur Anwendung, so bei Kaufverträgen oder Kontoeröffnungen.

Bei der QES wird die Identität der Signierenden durch autorisierte Stellen hingegen im Voraus festgestellt, durch persönlichen Kontakt oder Video-Calls. Die QES ist notwendig bei Dokumenten mit gesetzlicher Formvorschrift und hohem Haftungsrisiko wie Kredit- oder Leiharbeitsverträgen. Sie ist gemäß eIDAS der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt, ist aber je nach Umsetzung mit etwas mehr Aufwand und Kosten verbunden.

Rechtsgültigkeit hat nicht automatisch auch Beweiskraft

Zu beachten ist, dass das Gesetz bei formfreien Verträgen keine Vorschriften für den Einzelfall macht. Das Gesetz überlässt es der Wirtschaft, wie der Vertrag abgeschlossen wird. Wann welcher Standard gelten soll, liegt somit im Ermessen der Rechtsabteilung der Unternehmen. Und die hat grundsätzlich zwischen zwei Kriterien zu unterscheiden: Rechtsgültigkeit und Beweiskraft.

Denn jede Art Signatur ist bei formfreien Verträgen rechtsgültig, auch eine Unterschrift auf dem Touchdisplay. Das heißt jedoch noch lange nicht, dass eine solche Signatur im Konfliktfall auch beweiskräftig wäre, vor Gericht hätte ein solcher Vertrag einen schweren Stand. Die meisten Unternehmen wählen als Standard für die E-Signatur daher die FES: Sie weist eine hohe Beweiskraft auf, aber erhebt weniger Anforderungen als die QES.

Unternehmen, die langfristig alle Papierprozesse digitalisieren wollen, sollten dennoch einen Dienstleister wählen, der alle E-Signatur-Standards nach EU-Recht abdeckt. Zum einen können die gesetzlichen Vorgaben sich ändern, zum zweiten ist somit eine Abstufung für verschiedene Verträge möglich - ohne unterschiedliche Anbieter.

Eine Schweizer Plattform für die fortgeschrittene elektronische Signatur mit Mehrwert

Der E-Signatur-Anbieter Skribble bietet alle E-Signatur-Standards aus einer Hand an - auch die fortgeschrittene elektronische Signatur Skribble
Ein Unternehmen, das alle E-Signatur-Standards aus einer Hand anbietet, ist die in Zürich ansässige Skribble AG. Über die gleichnamige Plattform können Unternehmen jede Art von Dokument rechtsgültig und sicher elektronisch signieren lassen. Dazu wird das entsprechende PDF via Browser geladen oder über eine Schnittstelle in die Unternehmenssoftware integriert. Interne und externe Signierende werden per E-Mail zur Unterzeichnung eingeladen, nach dem zuvor festgelegten E-Signatur-Standard. Innerhalb von Sekunden ist so eine anerkannte, weltweit gültige Unterschrift geleistet, ortsunabhängig, vom Mitarbeiter im Homeoffice bis zum Zulieferer in Asien, auf dem Smartphone oder am Computer.

Skribble ermöglicht Mitarbeitern, Kunden und Partnern damit nicht nur die zeitsparende Zusammenarbeit ohne Formatierungskonflikte. Die Software erlaubt es auch, Stapelsignaturen vorzunehmen, Signaturen weiterzuleiten, zu durchsuchen, in kürzester Zeit zu verifizieren und auf Korrektheit und Echtheit zu prüfen sowie die Integrität des Dokuments sicherzustellen und es gegebenenfalls abzulehnen. Das Potenzial für Kosteneinsparungen und Effizienzgewinne mittels E-Signatur per Skribble liegt bei bis zu 80 Prozent.

Große Kunden wie Canon, easyJet, DATEV, SEG Automotive und viele weitere vertrauen bereits auf die Leistung und den Service der Plattform.
Software für die fortgeschrittene elektronische Signatur sollte auch von einem fortgeschrittenen elektronischen Dienstleister kommen. Namhafte Unternehmen nutzen bereits die Plattform Skribble.