Computer & Technik

HR SOFTWARE Wie HR-Software die Personalarbeit professionalisiert

Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG

Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG

Es gibt Personalabteilungen, die digitalisieren, und es gibt Personalabteilungen, die digitalisieren. Was identisch klingt, ist in der Realität von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) sehr unterschiedlich ausgeprägt. Verwaltet eine Firma ihr Personal mithilfe von Excel-Listen und einer komplexen digitalen Ordnerstruktur, hat sie ihre Verwaltungsarbeit zwar in binäre Codes gepackt, wirklich vereinfacht hat sie HR-Aufgaben dadurch aber nicht. Anders ist das mit einer gut durchdachten HR-Software, die verschiedene Prozesse - wie das Personalmanagement und die Lohn- und Gehaltsabrechnung - ideal miteinander verzahnt und dank einem zentralen Datensatz einfach einfacher macht.

Personalabteilungen sehen sich längst nicht mehr als bloße Verwaltungsbehörde im Unternehmen. In Zeiten einer sich wandelnden Arbeitswelt und Hashtag 4.0 verstehen sie sich vielmehr als Dienstleister für das gesamte Unternehmen. Als Unterstützer der Geschäftsführung in strategischen Angelegenheiten. Als Zukunftsgestalter für die Besetzung freigewordener Bürostühle mit neuen Talenten. Doch um diese Rolle wahrzunehmen, brauchen Personalabteilungen vor allem eines: Zeit. Und die wird knapp, wenn Verwaltungstätigkeiten nach wie vor jede Menge Ressourcen binden. Wenn dicke Aktenordner die Regale füllen, sich Krankmeldungen auf der Ablage stapeln und die Bearbeitung von papiergebundenen Urlaubsanträgen ganze Vormittage kostet.

HR-Software für mehr Zeit in der Personalarbeit

Die Lösung für dieses Problem: eine gut durchdachte HR-Software.

Mithilfe eines integrierten Systems wie dem von Agenda Informationssysteme erledigen Personalverantwortliche Prozesse wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie das Personalmanagement in einer Software. Der Vorteil: Mitarbeiterdaten sind zentral an einem Ort gespeichert. Einmal erfasst, rechnet der Lohnbuchhalter die Arbeitnehmer damit ab, der Personaler dagegen plant auf dieser Grundlage den Personalbedarf für das kommende Geschäftsjahr. Doppelte Datenerfassung gehört der Vergangenheit an. Zudem sind Informationen jederzeit per Mausklick auffindbar - mehr noch: Sie sind schnell und einfach nach individuellen Gesichtspunkten auswertbar.

Mit HR-Software Personalarbeit professionalisieren

Mit Agenda Personalmanagement professionalisieren KMU ihre Personalarbeit

HR-Software für eine vereinfachte Kommunikation

Prozesse einfach einfacher machen - dazu gehört auch, Mitarbeiter wie Führungskräfte stärker in die Personalarbeit mit einzubinden. Möglich machen das cloudbasierte Lösungen wie das Agenda Personal-Portal. Per Browser von jedem mobilen Endgerät und zu jeder Zeit erreichbar, ist das die moderne Kommunikationsplattform für HR-Angelegenheiten.

Beispielsweise, wenn es um den Urlaubsantrag geht. Diesen wickeln Unternehmen über das Portal komplett digital ab. Der Arbeitnehmer bucht seine gewünschten freien Tage, der Vorgesetzte genehmigt sie per Mausklick. Die Personalabteilung ist in diesen Vorgang nicht einmal mehr involviert. Ein weiteres Beispiel ist der Gehaltszettel. Eintüten, Kuvertieren, Verschicken war gestern - über das Portal stellen KMU diesen online zum Download bereit.

Einblick in digitale Personalakten gewähren oder Auswertungen für Führungskräfte einsehbar machen: Auch das ist über die Cloudanwendung möglich. Die Personalabteilung stellt Dokumente über die Plattform verschlüsselt und zeitlich befristet bereit.

HR-Software für modernes Personalmanagement

Modernes Personalmanagement hat viele Gesichter. Dazu gehören Aufgaben wie die Unterstützung der Geschäftsführung in strategischen Angelegenheiten, die Rüstung der Mitarbeiter für die digitale Transformation und die Weiterentwicklung der Angestellten, um sie langfristig ans Unternehmen zu binden. HR-Software leistet bei diesen To-dos wertvolle Hilfestellung. Außerdem erleichtert sie mit cleveren Funktionen Verwaltungstätigkeiten und schenkt Personalabteilungen dadurch Zeit.

Mit einer Aufgaben- und Fristenverwaltung beispielsweise haben Führungskräfte wichtige Termine stets im Kopf: Die Software erinnert sie unter anderem daran, wann ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. So kann sich das Recruiting rechtzeitig um einen geeigneten Nachfolger kümmern. Auch die Stellvertreterregelung lässt sich frühzeitig anpassen. Wann endet eine Probezeit, wann feiert ein langjähriger Mitarbeiter Dienstjubiläum - auch solche Termine sind in der Software hinterlegt.

Mit der integrierten Planstellenverwaltung managen Agenda-Anwender ihre Personalplanung. Fragen seitens der Geschäftsführung beantworten sie schnell sowie zuverlässig per Mausklick und leisten damit einen wichtigen Beitrag zur Unternehmensstrategie.

Stichwort Unternehmensstrategie. Dazu gehört auch, Mitarbeiter langfristig ans Unternehmen zu binden. Seitens der Arbeitnehmer sind hier Entfaltungsmöglichkeiten das A und O. Deshalb sollten Unternehmen Transparenz über die Fähigkeiten ihrer Angestellten schaffen. Mit dem Kompetenzmanagement in der Agenda-Software gleichen Personaler das Stellenprofil mit den jeweiligen Qualifikationen der Mitarbeiter ab und decken so Schulungsbedarf beziehungsweise ungenutzte Potenziale per Mausklick auf.

Mit Agenda Lohn- und Gehaltsabrechnung sorgen KMU für reibungslose Workflows

Mit Agenda Lohn- und Gehaltsabrechnung sorgen KMU für reibungslose Workflows

HR-Software für eine reibungslose Lohnabrechnung

Nicht nur im Personalmanagement sparen Unternehmen so jede Menge Zeit und gewinnen wertvolle Ressourcen. Auch bei der Lohnabrechnung lassen sich Prozesse wesentlich effizienter und sicherer gestalten.

Dank dem in Agenda integrierten Melde- und Bescheinigungswesen müssen Lohnbuchhalter Meldungen und Bescheinigungen nicht mehr von Hand übertragen. Das beugt ärgerlichen Erfassungsfehlern vor und reduziert den zeitlichen Aufwand für diesen Vorgang. Über das Agenda Rechenzentrum übermitteln Anwender Daten beispielsweise an die Sozialversicherung direkt aus der Software heraus. Die Daten sind dabei sicher verschlüsselt.

Krankenkassen haben sich zusammengeschlossen, die Betriebsnummern haben sich geändert: kein Problem mit Agenda. Das Programm hat solche Stammdaten bereits vorab hinterlegt und hält diese immer auf dem aktuellen Stand. Das sorgt bei der Lohnabrechnung für einen fehlerfreien Prozess und durchgängige Workflows. Zusätzlich unterstützen Plausibilitätsprüfungen und Assistenten den Lohnbuchhalter bei seiner Arbeit.

HR-Software für eine ganzheitliche Personalarbeit

Digitalisieren ist eben nicht gleich Digitalisieren - mit einer perfekt verzahnten HR-Software sorgen KMU sowohl in ihrer Lohnbuchhaltung als auch bei ihrem Personalmanagement für reibungslose Prozesse. Dank der möglichen Verzahnung beider Vorgänge gewinnen Agenda-Anwender so die wertvolle Zeit, die sie jenseits der Verwaltungsaufgaben brauchen. Mehr als 17.000 Kunden vertrauen bereits auf den Rosenheimer Software-Hersteller, der seine Produkte seit 35 Jahren immer wieder den Bedürfnissen seiner Kunden anpasst.