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Computer & Technik

INPUTMANAGEMENT Wie sich die digitale Posteingangsbearbeitung mit einem zentralen Konvertierungsservice zukunftsfähig entwickeln lässt

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Automatisierung und KI sind die Zukunft des Dokumenten-Handlings

Was als digitale Posteingangsbearbeitung etwas nüchtern klingt, ist als Hub für smartes Inputmanagement eine Grundvoraussetzung für eine wirkungsvolle digitale Transformation in der Kundenkommunikation von Unternehmen und Behörden. Dabei ist es nicht damit getan, eingehende Dokumente unabhängig von Inputkanal und Format zu erfassen und weiterzuleiten. Eine durchgängige Automatisierung erfordert die Extraktion von konsistenten Daten aus diesen Dokumenten, um alle anschließenden Prozesse und Abläufe zukunftsfähig entwickeln zu können. Dabei geht es auch darum, alle Ressourcen bestmöglich einzusetzen, Datenverluste zu vermeiden und eine stringente, rechtssichere Archivierung zu etablieren.

Schon beim Inputmanagement von konsistenten Daten für weitere Prozessoptimierungen profitieren

Nahezu alle im digitalen Posteingang von Unternehmen und Behörden anzutreffenden Dokumentenformate auf höchstem Geschwindigkeitsniveau verarbeiten - eine Software wie DocBridge® Conversion Hub setzt neue Maßstäbe beim Inputmanagement Shutterstock-56185543481
Diese mitunter komplexen Herausforderungen zu bewältigen, erscheint vielen Unternehmen und Behörden als zu großes Projekt. Dabei fungiert eine zentrale Konvertierungsinstanz wie die Software DocBridge® Conversion Hub als vielseitig leistungsfähige Dokumentenaufbereitung im digitalen Posteingang - mit dem Ergebnis einer umfassenden Standardisierung von Dokumenten und Automatisierung von Daten.

Compart als Spezialist für Datenströme im Dokumenten- und Output-Management hat damit eine Lösung im Portfolio, die selbst Nachrichten aus Messenger-Diensten und andere sehr proprietäre oder veraltete Formate in ein les- und analysierbares Datenformat umwandelt. Mehr und mehr wird die Wettbewerbsfähigkeit künftig von den Fähigkeiten und Möglichkeiten abhängen, solche extrahierten Daten auf KI-basierenden Prozessen automatisiert weiterverarbeiten zu können.

Konzerne mit global verteilten Niederlassungen bekommen täglich einige Tausend E-Mails mit unterschiedlichen Anhängen und Inhalten in ein zentrales Postfach - ob von Kunden, Interessenten, B2B-Geschäftspartnern oder von externen und internen Vertriebsbereichen. Unabhängig vom Format des Anhangs sind die E-Mails zu erfassen, zu archivieren, in lesbare beziehungsweise standardisierte Formate zu überführen und an den jeweiligen Fachbereich zur Bearbeitung weiterzuleiten - alles möglichst automatisiert, nachvollziehbar und ohne den Verlust von wichtigen Informationen. Basis dessen sind konsistente Daten, die zentral vorgehalten und allen im Rahmen eines stringenten Inputmanagements erforderlichen Abläufen (Erfassen, Speichern, Konvertieren, Weiterleiten, Beantworten) zur Verfügung stehen. Mit einer Software wie DocBridge® Conversion Hub lassen sich diese Anforderungen an ein modernes Inputmanagement konsequent umsetzen. Die hochleistungsfähige und skalierbare Lösung kann nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen integriert und auch in Cloud-Umgebungen eingesetzt werden, zum Beispiel über REST APIs.

Digitaler Posteingang: Analyse und Klassifizierung von E-Mails und anderem elektronischen Input automatisieren ("Dunkelverarbeitung")

Beim Inputmanagement durch DocBridge® Conversion Hub werden bei der digitalen Posteingangsbearbeitung automatisch Prozesse wie die Konvertierung der eigentlichen E-Mail und die individuelle Konvertierung des E-Mail-Anhangs nach PDF/A (dem Standardformat für die langfristige, revisionssichere Archivierung), die Generierung einer einzelnen PDF/A-Datei pro Geschäftsvorgang sowie die Extraktion aller wichtigen Informationen aus der Datei und die Vorhaltung dieser Daten für nachgelagerte Prozesse angestoßen. Der hohe Automatisierungsgrad dieser Vorgänge gewährleistet im Gegensatz zur Ausführung per Hand auch einen hohen Schutz gegen Daten- und Informationsverlust.
Inputmanagement auf höchstem Niveau: Auch viele weitere Anforderungen wie die Konvertierung von ankommenden Nachrichten in durchsuch- und lesbare, geschützte, barrierefreie Dokumente gemäß PDF/UA (ISO-Standard für allgemein zugängliche Inhalte), die Klassifizierung und Zuordnung eingehender digitaler Dokumente sowie typische Tätigkeiten im digitalen Posteingang (zum Beispiel Öffnen/ Lesen von E-Mails, "Entpacken" von Anhängen, Textanalyse, Auslesen von Daten) lassen sich mit der Software DocBridge® Conversion Hub verlässlich und effizient umsetzen.