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LOHNABRECHNUNG ERSTELLEN Lohnabrechnung erstellen – wie Unternehmen mit einer modernen Lohn-Software die Lohnabrechnung vereinfachen

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Die Digitalisierung des Melde- und Bescheinigungswesens wird vom Gesetzgeber konsequent vorangetrieben. Doch das bedeutet für viele Unternehmen oft Mehrarbeit bei der Erstellung der Lohnabrechnung. In die Jahre gekommene Abrechnungsprogramme und althergebrachte Prozesse erschweren administrative Pflichtaufgaben in der HR unnötig. Die Chancen der Digitalisierung werden noch zu wenig genutzt.

Die gesetzlich geforderte Digitalisierung soll insbesondere in der Sozialversicherung Prozesse vereinfachen und beschleunigen. 2019 sind weitere elektronische Verfahren verpflichtend eingeführt worden. Auch die elektronische A1-Bescheinigung für entsendete Mitarbeiter, die elektronische GML57- Anfrage durch die Rentenversicherung und die verpflichtende Teilnahme am Zahlstellen-Meldeverfahren für Betriebsrentner laufen ab sofort nur noch digital.

Für viele Betriebe bedeutet das zunächst aber keine Arbeitsentlastung. Noch immer übertragen viele Unternehmen ihre Meldungen und Bescheinigungen größtenteils von Hand. Das ist nicht nur unnötige Fleißarbeit, sondern birgt auch die Gefahr, dass sich bei der Lohnabrechnung Fehler einschleichen.

Abschied vom "guten alten" Formular

Mit dem umfassenden und vollständig integrierten Melde- und Bescheinigungswesen von Agenda muss niemand mehr Formulare ausfüllen oder Daten mühselig zusammensuchen. Dank der vollständigen Integration in die Lohn- und Gehaltsabrechnung übernimmt die Software diese Aufgabe. Unterstützt wird die Arbeit zusätzlich durch umfangreiche Plausibilitätsprüfungen und Assistenten. Die Datenübermittlung über das Agenda-Rechenzentrum gestaltet die Kommunikation mit der Sozialversicherung besonders komfortabel. Vor allem, dass Personalbearbeiter Rückmeldungen oder Anfragen der Sozialversicherung direkt in der Anwendung abrufen können, erleichtert die Arbeit ungemein. So werden auch umfangreiche Meldungen und Bescheinigungen in kürzester Zeit bearbeitet und verschickt, wie etwa:

• Elektronische Entgeltbescheinigungen (EEL)
• Arbeitsbescheinigungen (BEA)
• rvBEA (Anforderung GML57, A1-Verfahren)
• Zahlstellen-Meldeverfahren
• Schwerbehindertenanzeige mit IW-Elan

Schluss mit papiergebundenen Prozessen

Nicht nur bei der Kommunikation mit der Sozialversicherung lassen sich viele Prozesse elektronisch und damit effizienter abwickeln. Auch interne Prozesse der HR laufen größtenteils noch analog ab. Lohnabrechnungen drucken und verteilen, Bescheinigungen erstellen, Krankmeldungen bearbeiten - die meisten Berührungspunkte zwischen der Personalabteilung und den Mitarbeitern werden auf Papier abgewickelt. Dabei verbergen sich hier große Einsparpotenziale.

Lohnabrechnung erstellen - Software vereinfacht Prozesse

Mit Agenda "Lohn- und Gehaltsdokumente Online" ermöglichen Unternehmen ihren Mitarbeitern den bequemen Zugriff auf ihre Lohndokumente

Lohnabrechnung digital erstellen zahlt sich aus

Das Hinterfragen von althergebrachten Arbeitsweisen macht sich bei der Personalabrechnung schnell bezahlt. Angesichts der digitalen Effizienz ist es verwunderlich, wie viel Papier dennoch Monat für Monat verbraucht wird: Sämtliche personalrelevanten Dokumente werden meist mehrfach ausgedruckt, abgelegt und an verschiedene Stellen verteilt. Das ist umständlich, zeitaufwendig und verursacht unnötige Kosten. Dabei bieten Software-Lösungen bereits sinnvolle Alternativen. Gerade die Ablage in den Personalakten und das Verteilen der Lohn- und Gehaltsdokumente an die Mitarbeiter verursacht monatlich hohe Kosten. Hier besteht ein großes Einsparpotenzial.

Mit Agenda werden sämtliche abrechnungsrelevanten Auswertungen automatisch verschlüsselt und revisionssicher archiviert. Dank der integrierten Services "Lohn- und Gehaltsdokumente Online" und dem "Lohn-Druckservice" wird auch das aufwendige Verteilen der Abrechnungen an die Mitarbeiter in Zukunft viel leichter.

Das Agenda Personal-Portal

Das Agenda Personal-Portal

Mitarbeiter per Cloud und Apps einbeziehen

Bereits über 100.000 Mitarbeiter erhalten ihre Abrechnungsdokumente dank der Software von Agenda elektronisch. Der Service Lohn- und Gehaltsdokumente Online spart dabei nicht nur Zeit für Druck, Kuvertieren und Versand, sondern auch Geld, denn er ist kostenlos im Programm enthalten. Die Mitarbeiter werden über neue Dokumente automatisch per E-Mail informiert und greifen zu jeder Zeit und mit jedem internetfähigen Gerät darauf zu. Besonders praktisch: Alle Unterlagen bleiben für drei Jahre gespeichert - auch über das Arbeitsverhältnis hinaus. So können die Mitarbeiter jederzeit wieder auf ihre Unterlagen zugreifen, sie abspeichern oder ausdrucken. Lästiges Anfertigen von Kopien zum Beispiel für die Steuererklärung entfällt so künftig. Selbstverständlich sind die Daten der Mitarbeiter dabei bestens geschützt. Denn alle Dokumente sind sicher und verschlüsselt im Agenda-Rechenzentrum gespeichert. So erfüllt Agenda Lohn- und Gehaltsdokumente Online auch die Anforderungen der DSGVO und des BDSG-neu.

Vom Smartphone in die Personalakte

Via App stellen Unternehmen ihren Mitarbeitern einen ebenso sicheren Kanal bereit, um wichtige Dokumente, die nicht im Original benötigt werden, an die Personalabteilung zu senden. Der Mitarbeiter fotografiert mit seinem Smartphone beispielsweise Krankmeldungen, Teilnahmebescheinigungen und Heiratsurkunden. Die Agenda-Software stellt diese Dokumente dann direkt zur weiteren Bearbeitung und zur Ablage in der digitalen Personalakte bereit. Damit binden Unternehmen auch Mitarbeiter im Homeoffice oder Außendienst bestens mit ein. Zudem sparen sie sich den kompletten Scanvorgang.

Die moderne Art, die Lohnabrechnung zu erstellen

Die Digitalisierung eröffnet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Personalabrechnung deutlich zu beschleunigen. Gleichzeitig stellt sie eine Chance dar, althergebrachte Prozesse zu überdenken und neu zu gestalten. Mit Agenda steht Betrieben dafür ein leistungsfähiges Instrument zur Seite, das dank Standardisierung und skalierbarem Preismodell perfekt auf kleine und mittlere Unternehmen zugeschnitten ist. So ebnet Agenda den Weg in die Digitalisierung auch für KMU.