Computer & Technik

PDF DSGVO PDF DSGVO-konform gestalten: Software unterstützt Unternehmen

Fotolia

Fotolia

Seit dem 25. Mai 2018 ist die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft. Sie hat zahlreiche Änderungen im Bereich des Datenschutzes mit sich gebracht. Unter anderem sind spezielle Vorkehrungen zu treffen, wenn PDF-Dokumente verschickt werden, die personenbezogene Daten enthalten. Welche Maßnahmen sind notwendig, um ein PDF DSGVO-konform zu gestalten?

PDF DSGVO-konform gestalten: Software unterstützt Unternehmen

Welche Anforderungen müssen DSGVO-konforme Belege erfüllen?

Unabhängig von der Größenordnung müssen Unternehmen seit Mai 2018 die umfangreichen Vorgaben der EU-Datenschutzgrundverordnung erfüllen. Kritisch wird es bereits dann, wenn personenbezogene Daten wie Namen und E-Mail-Adressen gespeichert und verarbeitet werden. Davon ist nicht nur das Privatkundengeschäft, sondern auch der B2B-Sektor betroffen. Die Richtlinien der DSGVO greifen, sobald personenbezogene Daten in Belegen mit erfasst werden. Unter anderem bedeutet dies, dass Dokumente und Belege geschützt und verschlüsselt werden müssen, sodass unberechtigte Dritte nicht zugreifen können. Betroffen ist einerseits das PDF-Dokument selbst. Auf der anderen Seite ist auch der
E-Mail-Übertragungsweg als problematisch einzustufen. Unternehmen, die beispielsweise PDF-Rechnungen mit personenbezogenen Daten per E-Mail versenden und hierbei keine Schutzmaßnahmen ergreifen, verstoßen gegen die Vorgaben der DSGVO. Diese Problematik lässt sich jedoch durch den Einsatz von spezieller Software lösen. Ein geeignetes Produkt ist gotomaxx PDFMAILER.

PDF DSGVO

Mit dem PDFMAILER PDFs DSGVO-konform erstellen und versenden

PDFMAILER ist eine Software, die umfangreiche Funktionen für die PDF-Generierung und den PDF-Versand umfasst. Unter anderem ermöglicht die Lösung eine Verschlüsselung von PDFs. Somit entspricht jedes generierte PDF der DSGVO. Das Dokument selbst wird zunächst durch eine PIN gesichert, welche zum Öffnen erforderlich ist. Die Verschlüsselung zum Schutz vor unbefugtem Zugriff erfolgt im zweiten Schritt. Im März 2018 wurden die Schutzmaßnahmen zusätzlich um eine 256-Bit-Verschlüsselung und eine Zwei-Faktor-Authentifizierung per SMS ergänzt. Alternativ besteht die Möglichkeit, die PDF-Verschlüsselung mit einem automatischen Passwort pro Empfänger einzusetzen. Neu ist außerdem die asynchrone PDF-Verschlüsselung auf Basis einer PKI. Die Verschlüsselung erfolgt in diesem Fall über einen öffentlichen Schlüssel, der vom Empfänger bereitgestellt wird.

Unternehmen, die Rechnungen auf einem Online-Portal des Anbieters zur Abholung bereitstellen, haben außerdem die Möglichkeit, personenbezogene Dokumente in einem besonders geschützten Bereich abzulegen. Zugriff haben hier nur autorisierte, als vertrauenswürdig eingestufte Empfänger. Zum Öffnen ist dann das per SMS übermittelte Passwort erforderlich. Dies gilt auch dann, wenn bereits ein Download auf die eigene Festplatte erfolgt ist.

PDF DSGVO

Expertise seit 1998

PDFMAILER wird von gotomaxx entwickelt. Der Anbieter ist bereits seit seiner Gründung im Jahr 1998 auf Versandlösungen für Geschäftspost und PDF-Dokumente spezialisiert. Das Portfolio reicht von digitalen Belegen über gesetzeskonforme
e-Rechnungen mit entsprechenden Bezahlservices bis hin zum klassischen Briefversand. Gängige Standards wie ZUGFeRD und XRechnung werden unterstützt. Die Produkte überzeugen insbesondere durch ihre intuitive Anwendbarkeit und lassen sich sowohl in Windows-Anwendungen als auch in Unternehmenssoftware integrieren.

Erfüllt ein betroffenes PDF DSGVO-Vorgaben, sind Unternehmen auf der sicheren Seite und reduzieren das Risiko von Sanktionen deutlich. PDFMAILER ermöglicht es auf einfache und gleichzeitig kostengünstige Weise, Rechtskonformität herzustellen.