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RECHNUNGSWORKFLOW Der Rechnungsworkflow darf nicht zum Flaschenhals der Digitalisierung von Betrieben werden

Fotolia

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Digitale Erfassung, weitgehend automatisierte Weiterverarbeitung

Einer der Vorzüge elektronischer Buchhaltung ist die Verbesserung des Rechnungsworkflows über ein gesamtes Unternehmen hinweg. Mitarbeitende sämtlicher Abteilungen können Belege jederzeit standortunabhängig digital erfassen und bearbeiten, andere Zugriffsberechtigte ersehen in Echtzeit den Bearbeitungsstand und können Rechnungen prüfen, genehmigen oder auch nicht freigeben, schließlich buchen.

Die Vorgänge lassen sich umfassend automatisieren. Rechnungen werden den zuständigen Sachbearbeitern zugewiesen, Zugriffsberechtigungen definiert, Warn- und Kontrollfunktionen unterstützen die disziplinierte Bearbeitung. Kontierungen werden am Ende des Prozesses einschließlich der digitalisierten Rechnungen, der Bearbeitungshistorie sowie sämtlicher Anhänge in die Buchhaltung übernommen.

Schluss mit zerknitterten Quittungen und überquellenden Ordnern

Der erste Vorteil des Verfahrens ist offenkundig: Es spart Ressourcen, Zeit und Kosten. Manuelle Tätigkeiten werden auf ein Minimum reduziert, Arbeitsabläufe standardisiert, Medienbrüche vermieden, die Suche nach Papierbelegen entfällt ebenso wie ärgerliche Doppelbearbeitung. Nicht zuletzt wird durch das "papierlose Büro" die Umwelt geschont.

Ein weiterer Vorzug ist die hohe Transparenz und Kontrollfähigkeit: Eingabe- und Übertragungsfehler lassen sich minimieren, Daten gehen nicht verloren, Kompetenzüberschreitung wird eingedämmt und alle Vorgänge sind auch später noch nachvollziehbar, denn die digitale Rechnungsbearbeitung protokolliert Nutzer, Zeitpunkt und Art jeder Dokumentenänderung.

Gleichzeitig können sowohl gesetzliche wie betriebsinterne Anforderungen besser eingehalten werden. Skonto- und Zahlfristen werden nicht mehr versäumt, ein zeitnaher Vorsteuerabzug bringt Zinsersparnis und Liquiditätsgewinn. Die "Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung" (GoB) wie Richtigkeit, Klarheit, Vollständigkeit werden ebenso eingehalten wie die Regeln über aufbewahrungspflichtige Daten und Belege in elektronischen Buchführungssystemen gemäß GoBD.

Für KMU ist es die günstigste Möglichkeit, ihren Rechnungsworkflow zu delegieren

Die elektronische Rechnungsbearbeitung lohnt sich bereits für Unternehmen ab zehn Mitarbeitern und zwanzig Rechnungseingängen pro Monat, die Anstellung einer eigenen Buchhaltung jedoch meistens nicht. In diesem Fall kommt Stefanie Falk ins Spiel. Die langjährig erfahrene Bilanzbuchhalterin und ihr Team aus Finanzbuchhaltern, Steuerfachangestellten und Diplom-Betriebswirten haben sich in Berlin-Charlottenburg auf kleine und mittelständische Unternehmen aus den Segmenten Handwerk und Handel spezialisiert, um sie bei der Digitalisierung des kompletten Rechnungswesens zu unterstützen. Das Team übernimmt die Bilanz-, Finanz- und Lohnbuchhaltung, begleitet Existenzgründungen sowie Generationenwechsel in Betrieben und hilft ihnen auch, den Rechnungsworkflow zu verbessern.

Hierfür setzt Stefanie Falk eine Software ein (webIC von FiBuNet), die das direkte Scannen von Rechnungen über den Barcode mittels OCR-Werkzeug (Optical Character Recognition) erlaubt. Alternativ werden die Belege direkt im PDF-Format übernommen. Danach erfolgt die weitere Bearbeitung, also die Prüfung, Genehmigung, Kontierung und Buchung der Eingangsrechnungen. Webbasiert können Kunden alle Vorgänge jederzeit einsehen, prüfen und zur Zahlung freigeben.

Der Berliner Buchhaltungs-Dienstleister ist ein starker Partner für die Digitalisierung und Effizienzsteigerung des Mittelstandes. Viele Unternehmen in Berlin, Potsdam und Umgebung vertrauen bereits auf die fachliche Leistung und den engagierten Service von Stefanie Falk und ihrem Büro.
Zur Optimierung des Rechnungsworkflows vertrauen kleine und mittelständische Unternehmen aus Handwerk und Handel auf die Buchhaltungs-Expertin Stefanie Falk und ihr Team.
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