Computer & Technik

XRechnung: Neue EU-Richtlinie zwingt öffentliche Auftraggeber zu elektronischen Rechnungen

Ab November 2018 wird das Datenaustauschformat XRechnung/ZUGFerRD 2.0 als Standard für elektronische Rechnungen eingeführt. Dies zwingt Bundesministerien und Verfassungsorgane zum schnellen Handeln.

Schnelles Handeln ist gefragt

Eine neue EU-Richtlinie verpflichtet alle öffentlichen Auftraggeber zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen - und zwar schon ab November 2018. Zunächst wird das neue Rechnungsformat zwar nur für Bundesministerien und Verfassungsorgane verpflichtend, doch schon ein Jahr später, am 27. November 2019, müssen auch alle anderen Bundesstellen das digitale Datenaustauschformat XRechnung/ZUGFerD 2.0 einsetzen. Was lustig klingt, ist die offizielle Bezeichnung für einen einheitlichen internen Rechnungsbegriff. Das Format XRechnung reiht sich in die Familie der XÖV-Standards ein - XML in der öffentlichen Verwaltung. Die Vorteile: Rechnungen müssen künftig nicht mehr ausgedruckt, kuvertiert und frankiert werden, sondern werden mit nur wenigen Klicks über ein webbasiertes Portal des Bundes digital hochgeladen und an die staatlichen Auftraggeber gesendet. Portokosten fallen weg, der Arbeitsaufwand wird deutlich reduziert, so das Bundesinnenministerium. Automatisierte Prozesse, ein kürzerer Rechnungsdurchlauf sowie eine erhöhte Transparenz sind weitere Vorteile.

DSGVO-konforme XRechnung sicher erstellen

Da XRechnung jedoch ein rein binäres und maschinenlesbares Format ist, wird eine Anwendung benötigt, um Rechnungen umzuwandeln, zu erzeugen und zu versenden. Die Software PDFMAILER von gotomaxx ermöglicht es Rechnungsstellern, aus einer Fakturierung, dem Warenwirtschafts- oder dem ERP-System einen Datensatz im XRechnungsformat einfach und schnell per Druckbefehl zu erstellen - DSGVO-konform und kinderleicht. Mit dem PDFMAILER werden zudem alle Versandvorgänge automatisiert, wodurch der Aufwand in der Postbearbeitung reduziert wird. Besonders wirtschaftlich und von maximaler Effizienz ist die Verwendung von PDFMAILER im gesamten Netzwerk, sodass jeder Berechtigte darauf zugreifen kann. Die Software wird zudem regelmäßig gewartet und befindet sich daher auch im Rahmen der Datenschutzverordnung immer auf dem neuesten Stand. Die Anwendung von PDFMAILER ist denkbar einfach, da sie in bestehende System- und Netzwerkumgebungen integriert wird.

Clevere Lösungen für die automatisierte Geschäftspost

gotomaxx ist ein erfahrener Dienstleister für die komplette Geschäftspost, spezialisiert auf benutzerfreundliche Versandlösungen. Dabei setzt das Unternehmen auf durchdachte, aber einfache Optionen - per Workflow werden die Dokumente an einen Dienstleister übertragen, ausgedruckt, frankiert und vorsortiert an die Deutsche Post übergeben. Dies spart Druckerkosten und verbraucht weniger Papier sowie Versandmaterial. Weil alle Vorgänge und Prozesse stark rationalisiert sind, können Unternehmen ihre Porto- und Versandkosten deutlich reduzieren.

Öffentliche Auftraggeber müssen nach der neuen EU-Richtlinie Rechnungen elektronisch empfangen und verarbeiten. Eine innovative Software hilft, die XRechnung DSGVO-konform und verschlüsselt zu erstellen.

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